Komandiruotės – neatsiejama daugelio įmonių veiklos dalis. Nesvarbu, ar tai kelionė į kitą Lietuvos miestą, ar į užsienio šalį, darbuotojams, vykstantiems į komandiruotes, priklauso kompensacijos už patirtas išlaidas. Viena pagrindinių kompensacijų rūšių – dienpinigiai. Tačiau komandiruočių išlaidų apmokėjimas apima kur kas daugiau nei vien tik dienpinigius. Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime visus svarbiausius aspektus, susijusius su dienpinigių ir kitų komandiruočių išlaidų apmokėjimu.
Kas yra dienpinigiai ir kam jie skirti?
Dienpinigiai – tai fiksuota pinigų suma, skiriama darbuotojui padengti jo pragyvenimo išlaidas komandiruotės metu. Tai reiškia, kad dienpinigiai yra skirti maistui, smulkioms asmeninėms išlaidoms (pavyzdžiui, viešajam transportui mieste, arbatpinigiams) ir kitoms būtinosioms reikmėms, kurios nėra tiesiogiai susijusios su darbo užduočių vykdymu.
Svarbu pabrėžti, kad dienpinigiai nėra skirti apmokėti už apgyvendinimą, kelionės bilietus ar kitas tiesiogines komandiruotės išlaidas. Šios išlaidos paprastai kompensuojamos atskirai, pateikus jas patvirtinančius dokumentus (sąskaitas faktūras, bilietus ir pan.).
Dienpinigių dydžiai Lietuvoje ir užsienyje
Dienpinigių dydžiai yra nustatomi Vyriausybės nutarimu ir skiriasi priklausomai nuo to, ar komandiruotė vyksta Lietuvoje, ar užsienyje. Taip pat dienpinigių dydis gali priklausyti nuo konkrečios užsienio valstybės. Vyriausybė reguliariai peržiūri ir atnaujina dienpinigių normas, atsižvelgdama į pragyvenimo lygio pokyčius įvairiose šalyse.
Konkrečius dienpinigių dydžius visada galima rasti aktualiuose teisės aktuose. Tačiau bendra taisyklė yra ta, kad dienpinigiai užsienyje yra didesni nei Lietuvoje, nes pragyvenimo išlaidos užsienio šalyse dažnai yra aukštesnės.
Dienpinigių mažinimas ir didinimas
Tam tikrais atvejais dienpinigių dydis gali būti mažinamas arba didinamas. Pavyzdžiui, jei darbuotojui komandiruotės metu yra suteikiamas nemokamas maitinimas (pusryčiai, pietūs ar vakarienė), dienpinigiai gali būti mažinami atitinkama procentine dalimi. Dažniausiai nustatomas procentinis mažinimas už kiekvieną nemokamo maitinimo atvejį.
Kita vertus, jei darbuotojas dėl objektyvių priežasčių patiria didesnes nei įprasta pragyvenimo išlaidas (pavyzdžiui, dėl ypač brangaus pragyvenimo lygio tam tikrame mieste), darbdavys gali savo nuožiūra padidinti dienpinigių dydį. Tačiau toks padidinimas turėtų būti pagrįstas ir dokumentuotas.
Kitos komandiruočių išlaidos
Be dienpinigių, darbuotojui turi būti kompensuojamos ir kitos su komandiruote susijusios išlaidos:
- Kelionės išlaidos. Tai apima išlaidas už kelionės bilietus (lėktuvo, traukinio, autobuso, laivo), taip pat išlaidas už kurą, jei į komandiruotę vykstama nuosavu ar tarnybiniu automobiliu. Jei naudojamas nuosavas automobilis, kompensuojama pagal nustatytas kuro normas ir ridą.
- Apgyvendinimo išlaidos. Darbuotojui turi būti apmokamos nakvynės išlaidos viešbutyje ar kitoje apgyvendinimo įstaigoje. Svarbu, kad apgyvendinimo įstaiga atitiktų protingumo kriterijus – nebūtų pernelyg prabangi, nebent tai būtų pagrįsta specifinėmis aplinkybėmis (pavyzdžiui, komandiruotės tikslu ar saugumo sumetimais).
- Ryšio išlaidos. Tai gali būti išlaidos už tarnybinius pokalbius telefonu, interneto ryšį ir pan.
- Vizų, draudimo ir kitos išlaidos. Jei komandiruotei reikalinga viza, sveikatos draudimas ar kiti specifiniai dokumentai, šios išlaidos taip pat turi būti kompensuojamos.
- Automobilio parkavimo išlaidos. Jei keliaujama automobiliu, parkavimo išlaidos mieste ar oro uoste taip pat priskiriamos prie kompensuojamų.
- Reprezentacinės išlaidos. Tam tikrais atvejais, kai tai susiję su darbo užduočių vykdymu (pavyzdžiui, susitikimai su verslo partneriais), gali būti kompensuojamos ir reprezentacinės išlaidos. Tačiau šios išlaidos turi būti tinkamai pagrįstos ir dokumentuotos.
Dokumentų tvarkymas ir atskaitomybė
Norint gauti kompensaciją už komandiruotės išlaidas, būtina tinkamai tvarkyti visus susijusius dokumentus. Tai reiškia, kad reikia išsaugoti visus kelionės bilietus, sąskaitas faktūras už apgyvendinimą, maitinimą (jei jis nebuvo įskaičiuotas į dienpinigius), ryšio paslaugas ir kitas patirtas išlaidas.
Grįžus iš komandiruotės, darbuotojas per nustatytą terminą (paprastai per kelias darbo dienas) turi pateikti darbdaviui ataskaitą apie komandiruotę ir pridėti visus išlaidas patvirtinančius dokumentus. Darbdavys, patikrinęs dokumentus ir įsitikinęs jų teisingumu, išmoka darbuotojui priklausančią kompensaciją.
Mokesčių aspektai
Dienpinigiai ir kitos komandiruočių išlaidos, neviršijančios nustatytų normų, nėra apmokestinamos gyventojų pajamų mokesčiu (GPM) ir socialinio draudimo įmokomis. Tai reiškia, kad darbuotojas gauna visą jam priklausančią kompensaciją „į rankas”.
Tačiau, jei išmokami dienpinigiai viršija nustatytas normas, viršijanti dalis yra laikoma darbuotojo pajamomis ir apmokestinama GPM bei socialinio draudimo įmokomis. Taip pat, jei kompensuojamos nepagrįstos ar netinkamai dokumentuotos išlaidos, jos taip pat gali būti apmokestinamos.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Ar dienpinigiai priklauso, jei komandiruotė trunka mažiau nei vieną dieną? Paprastai, jei komandiruotė trunka mažiau nei vieną dieną (pavyzdžiui, kelionė į kitą miestą ir grįžimas tą pačią dieną), dienpinigiai nėra mokami. Tačiau darbdavys gali savo nuožiūra nuspręsti išmokėti dalį dienpinigių, jei darbuotojas patiria papildomų išlaidų (pavyzdžiui, pietauja ne namuose).
Ar galima į komandiruotę vykti nuosavu automobiliu? Taip, galima. Tokiu atveju kompensuojamos kuro išlaidos pagal nustatytas normas ir ridą. Taip pat gali būti kompensuojamos kitos su automobilio naudojimu susijusios išlaidos (pavyzdžiui, kelių mokesčiai).
Kas atsitinka, jei prarandu komandiruotės išlaidas patvirtinančius dokumentus? Jei prarandate dokumentus, rekomenduojama kuo greičiau kreiptis į darbdavį ir informuoti apie situaciją. Gali būti galimybių gauti dokumentų kopijas ar kitus įrodymus, patvirtinančius patirtas išlaidas. Tačiau be jokių įrodymų kompensuoti išlaidas gali būti sudėtinga arba neįmanoma.
Ar darbdavys gali atsisakyti kompensuoti komandiruotės išlaidas? Darbdavys privalo kompensuoti visas pagrįstas ir tinkamai dokumentuotas komandiruotės išlaidas. Atsisakyti kompensuoti išlaidas jis gali tik tuo atveju, jei jos yra nepagrįstos, netinkamai dokumentuotos arba viršija nustatytas normas.
Apibendrinimas
Komandiruotės – svarbi daugelio įmonių veiklos dalis, o tinkamas komandiruočių išlaidų apmokėjimas yra esminis darbdavio įsipareigojimas darbuotojams. Žinant pagrindines taisykles, susijusias su dienpinigiais ir kitomis komandiruočių išlaidomis, galima išvengti nesusipratimų ir užtikrinti sklandų komandiruočių organizavimo procesą.